Корпоративные карты: учет, расчеты и документы.Бухгалтерский проводки по корпоративной карте.Расчеты по корпоративной карте показывайте на счете 55 Специальные счета в банках субсчет Корпоративные карты.
Вопрос: Организация оформила корпоративную карту генеральному директору (именную) для командировочных и прочих расходов, при перечислении денежных средств на данную карту вправе ли бухгалтер делать проводку D 71 k 51, если никто, кроме директора, доступа к карте не имеет.
Ответ: Бухгалтерские проводки будут зависеть от вида карты (дебетовая или кредитовая) и ее привязки к счету:
Дебетоваря карта:
Дт 71 Кт 55 - сняли деньги или расплатились картой - корпоративная карта привязана к карточному счету;
Дт 71 Кт 51 - сняли деньги или расплатились картой - карта привязана к расчетному счету организации;
Дт 71 Кт 57 - сняли деньги или расплатились картой - у организации нет доступа к выпискам ежедневно, далее при получении выписки: Дт 57 Кт 51(55).
Если карта кредитовая:
Дт 55 Кт 66 - получены кредитные деньги;
Дт 71 Кт 55 - сняты наличные деньги с карты, либо проведена оплата по карте.
Корпоративные карты: учет, расчеты и документы
Расчеты по корпоративной карте показывайте на счете 55 «Специальные счета в банках» субсчет «Корпоративные карты». Пластик привязан к расчетному, а не к отдельному карточному счету? Тогда используйте счет 51 .
Допустим, сотрудник снял сумму с корпоративной карты. Покажите это проводкой:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта № …»
- выданы деньги под отчет с карточного счета.
А если карта привязана к расчетному счету, то записью по дебету счета 71 и кредиту счета 51 субсчет «Корпоративная карта № …».
Деньги, которые сотрудник снимает с банковской карты, не надо приходовать в кассу. Ведь они через нее не проходят. Сразу относите суммы в дебет счета 71 .
Если у вас нет ежедневного доступа к данным о движении денег, возможно, о снятии денег вы быстрее узнаете от сотрудников, а не от банка. В этом случае поступайте следующим образом. Когда сотрудник принесет авансовый отчет с квитанцией, сделайте проводки:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
- сняты деньги со счета и выданы под отчет;
ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 71
- отражены расходы на основании авансового отчета.
А когда получите банковские выписки, то спишите деньги со счета и учтите комиссию банка:
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55 (51)
- списаны деньги со счета;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 55 (51)
- учтена в расходах комиссия банка.
Если карта дебетовая, используйте проводки, которые мы рассмотрели выше. Когда используете кредитную карту, то записи ведите на счете 66 . Посмотрим на примере.
Допустим, сотрудник оплатил корпоративной картой расходы на сумму 15 тыс. руб. В конце месяца компания свой долг перед банком погасила и перечислила проценты в сумме 750 руб. Проводки:
ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 66
- 15 000 руб. - получены кредитные деньги;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55
- 15 000 руб. - сняты с карты средства на оплату хозяйственных расходов;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
- 15 000 руб. - отражены расходы на основании авансового отчета сотрудника;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 66
- 750 руб. - учтены в расходах проценты за пользование заемными средствами;
Итак, разберемся в вопросе, что такое корпоративная банковская карта и какие плюсы или минусы она обеспечивает работникам компании.
В первую очередь вспомним, что банковская пластиковая карта - это именное платежное средство, предназначенное для оплаты товаров или услуг, а также для получения наличных денег в банкоматах и банках. Корпоративная банковская пластиковая карта ничем в этом плане не отличается от других. Она так же открывается на конкретное физическое лицо. Но ее особенностью является то, что это лицо должно быть сотрудником организации, заключившим договор на выпуск такой карты. Еще одним отличием корпоративных карт от прочих является то, что сотрудник получает полный доступ к одному из счетов юридического лица, то есть распоряжается средствами организации.
Для оформления корпоративной карты необходимо:
1. Заключить с банком договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт.
2. Приложить к договору:
- список сотрудников предприятия, которые будут пользоваться картами;
- заявления сотрудников на выпуск карт;
- доверенности от предприятия на сотрудников – держателей карт.
3. Представить в банк документы, необходимые для открытия рублевого (валютного) карточного расчетного счета.
Есть из чего выбрать
Юридические лица могут открывать на своих сотрудников два основных вида карт:
- расчетную карту. Предназначена для совершения операций ее держателем в пределах установленной банком суммы денежных средств, расчеты по которым осуществляются за счет денег компании, находящихся на ее банковском счете;
- кредитную карту. Расчеты по ней осуществляются за счет денежных средств, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.
С помощью корпоративной карты сотрудники могут получать наличные денежные средства, оплачивать расходы, связанные с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации, получать наличные деньги в иностранной валюте за пределами территории России, а также производить оплату командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории нашей страны. Кстати, чаще всего фирмы используют банковские карты для оплаты именно представительских и командировочных расходов.
Учет расчетов с банком...
Основанием для составления расчетных и иных документов для отражения сумм операций, совершаемых с использованием платежных карт, в бухгалтерском учете является выдаваемый банком реестр платежей, или электронный журнал. Списание или зачисление денежных средств по карточным операциям осуществляется обычно не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк реестра платежей, или электронного журнала из единого расчетного центра. Впоследствии эти документы могут быть получены фирмой.
При открытии или закрытии счета в банке по обслуживанию корпоративных карт необходимо уведомить инспекцию в течение семи рабочих дней со дня его открытия или закрытия.
Перечисление средств на карточные счета нужно отражать в учете следующим образом:
Дебет 55 Кредит 51 (52)
– перечислены денежные средства на банковский карточный счет с расчетного (валютного)счета.
Сумма вознаграждения, которую банк взимает за обслуживание специального карточного счета, является в бухгалтерском учете операционными расходами и учитывается следующим образом:
Дебет 91 Кредит 55
– оплачены услуги банка.
Однако сложнее всего организовать аналитический учет по субсчету «Специальный карточный счет». Ведь учет по данному субсчету должен быть организован в разрезе конкретных карточных счетов, открытых в том или ином банке. Кроме того, на аналитический учет существенно влияют условия выпуска и использования банковских карт, предлагаемых финансовым учреждением. Так, например, при заключении договора банк может выдвигать условие о наличии на счете организации неснижаемого остатка (страхового депозита, который может быть использован для расчетов в исключительных случаях на покрытие превышения платежного лимита). В этом случае целесообразно использовать субсчета второго порядка, например «Специальный карточный счет – неснижаемый остаток» и «Специальный карточный счет – платежный лимит».
Если к специальному карточному счету открыто несколько карт, то любой держатель может осуществлять операции с их использованием в пределах общего платежного лимита. В этом случае аналитический учет держателей карты необязателен до момента выдачи денежных средств подотчетному лицу.
Когда каждой расчетной карте соответствует отдельный счет, то при перечислении денежных средств на специальный карточный счет в банк передается специальная ведомость, содержащая данные держателей и номера карт, а также суммы, подлежащие зачислению на каждую банковскую карту. В этом случае аналитический учет ведется в разрезе держателей выпущенных карт. При открытии банковской карты в валюте необходимо иметь в виду, что иностранная валюта, находящаяся на специальном карточном счете, должна переоцениваться на дату совершения операции и на дату составления бухгалтерской отчетности (ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»).
Возникающие курсовые разницы учитываются для целей бухгалтерского и налогового учета, причем в обоих видах учета суммы курсовых разниц считаются внереализационными доходами (расходами). В бухгалтерском учете курсовые разницы относятся на финансовые результаты и отражаются следующим образом:
Дебет 55 Кредит 91
– отражена сумма положительной курсовой разницы;
Дебет 91 Кредит 55
– отражена сумма отрицательной курсовой разницы.
Если организация заключила договор на выпуск кредитных корпоративных карт, то в учете будут сделаны следующие операции:
Дебет 55 Кредит 66
– сумма кредита поступила на специальный карточный счет на дату расходования денежных средств;
Дебет 91- 2 Кредит 66
– начислены проценты по кредиту (проводка делается периодически, в сроки, установленные договором для оплаты процентов. – Примечание автора);
Дебет 66 Кредит 51
– перечислены проценты по кредиту;
Дебет 10 Кредит 55
– оприходованы ТМЦ (в случае, если средства с корпоративной карты были потрачены на приобретение ТМЦ. – Примечание автора).
...и с сотрудниками компании
Корпоративная карта – это именное платежное средство, предназначенное для оплаты сотрудниками товаров или услуг, а также для получения денег в банкоматах и банках.
Банк списывает деньги с карточного расчетного счета предприятия по мере того, как проводятся расчеты по операциям держателей. Считается, что списанные со счета средства выданы под отчет сотруднику организации. В магазинах, гостиницах и прочих местах расчета сотрудник организации получает документы, подтверждающие расходы, произведенные по карте. Таким документами считаются счета за проживание в гостинице, билеты на проезд, квитанции, чеки, накладные и т. д. К ним должны быть приложены оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и банкоматов. Все эти документы сотрудник организации представляет в бухгалтерию предприятия вместе с авансовым отчетом. Если он этого не сделал, а выписка банка свидетельствует о том, что с карточного счета произведено снятие наличных денег, бухгалтер организации отражает задолженность работника организации следующим образом:
Дебет 73 Кредит 55
– отражено списание наличных денег со специального карточного счета, не подтвержденное первичными документами.
При получении авансового отчета осуществленные расходы (связанные с производственной деятельностью организации) отражаются в общем порядке. Если же произведенные работником организации расходы не связаны с производственной деятельностью, то последний обязан их возместить.
Возмещение работником указанных сумм может быть произведено двумя путями: либо работник организации вносит наличные денежные средства в кассу организации, либо организация сумму ущерба удерживает из заработной платы работника. Бухгалтер оформит в этом случае следующие проводки:
Дебет 50 Кредит 73
– внесение работником наличных средств для возмещения расходов;
Дебет 70 Кредит 73
– удержание из заработной платы работника денежной суммы, потраченной по корпоративной карте в личных целях.
Корпоративные карты и налоги
При открытии или закрытии счета в банке по обслуживанию корпоративных карт необходимо уведомить об этом инспекцию в течение семи рабочих дней со дня его открытия или закрытия (ст. 23, 6.1 НК РФ). За нарушение этого срока предусмотрен штраф в размере 5000 рублей по статье 118 НК РФ.
Федеральная налоговая служба всегда придерживалась такой позиции. И недавно с ней согласился Президиум ВАС РФ. В своем постановлении от 21 сентября 2010 г. № 2942/10 судьи подтвердили, что если компания несвоевременно направила в налоговую инспекцию уведомление об открытии бизнес-счета, то штраф за такое нарушение правомерен.
Если компания оформила для своих сотрудников кредитные корпоративные карты, необходимо не забыть про налоговый учет процентов за пользование данными кредитными средствами. В налоговом учете предельная величина процентов, признаваемых расходом, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, принимается в следующем размере (ст. 269 НК РФ):
- равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, увеличенной в 1,1 раза – при оформлении долгового обязательства в рублях;
- равной 15 процентам – по долговым обязательствам в иностранной валюте.
Валютные корпоративные карты влекут за собой дополнительные операции в целях налогообложения – разницы, образующиеся вследствие отклонения курса продажи (покупки) иностранной валюты банком-эмитентом от официального курса Банка России, учитываются при налогообложении прибыли. Они отражаются на дату продажи (покупки) валюты (пп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ, пп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ) и учитываются в составе внереализационных расходов (пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ) либо доходов (п.2 ст. 250 НК РФ). Данные курсовые разницы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только в том случае, если работник, купив валюту, потратит ее для служебных целей.
Ирина Шитик
Корпоративная карта может оформляться для осуществления мелких покупок для текущих нужд предприятия или для пользования ею в служебных поездках. Карты выпускаются в трех вариантах:
- Дебетовые – этот платежный инструмент позволяет пользоваться деньгами, которые были предварительно зачислены на привязанный к пластику счет. Если имеющегося остатка пользователю недостаточно, у него не будет возможности взять дополнительные средства у банка взаймы.
- Кредитные – обслуживающим банковским учреждением устанавливается лимит по карте, в пределах которого пользователи могут производить оплату покупок.
- Дебетовые карты с возможностью получения овердрафта. Рассчитываясь такой карточкой, корпоративные клиенты могут использовать не только имеющиеся на счете ресурсы, но и выделенный банком кредитный лимит. Займы будут погашаться автоматически при первом поступлении средств на карту.
Особенности расчетов по корпоративной карте
Выпущенная финансовой организацией корпоративная карта остается у нее в собственности, а деньги на ней принадлежат компании, для которой выпущен пластик. Клиент получает полномочия только по использованию пластика карты в расчетах, осуществлению операций по зачислению и расходованию средств по картсчету. Выданный банком пластик карты не приходуется предприятием в учете.
ВАЖНО! В налоговую инспекцию сообщать об открытии корпоративной карты (дебетовой или кредитовой) предприятие не обязано. Эта функция возложена на банковские учреждения, которые оказывают услугу по выпуску и обслуживанию таких платежных продуктов.
Работники должны представлять работодателю письменные отчеты о движении по корпоративной карте в каждом случае обналички средств с нее или проведения расходных операций с ее помощью. Денежные ресурсы, переводимые на такой тип карт, отражаются в учете компании в составе подотчетных сумм. Ответственные работники, которым предоставлено право распоряжения корпоративной картой, обязаны:
- с установленной на предприятии периодичностью составления отчетов по движению средств по корпоративным картам представлять итоговый отчет (организация может разработать собственный шаблон отчета или предлагать сотрудникам заполнить );
- сохранять все подтверждающие проведение каждой операции документы и прикладывать их к отчету (чеки, акты, накладные).
Бухгалтерия после получения отчетов от ответственных должностных лиц о расходовании средств с корпоративных карт сверяет данные с банковскими выписками. При выявлении недостач, связанных с необоснованным или нецелевым расходом средств с корпоративной карты, сумму ущерба предприятие может удержать с сотрудника при выполнении ряда условий:
- величина причиненного действиями ответственного лица ущерба может быть достоверно определена;
- виновность конкретного работника доказана документально;
- руководителем компании по итогам внутреннего расследования издан приказ об удержании суммы недостачи;
- с момента фиксации факта возникновения недостачи или ущерба до дня издания приказа об удержании из зарплаты виновного определенной суммы прошло не более месяца;
- предполагаемые удержания не оспариваются виновным лицом.
ВАЖНО! При помощи корпоративных карт нельзя выдавать сотрудникам заработную плату и социальные пособия.
Количество корпоративных карточек для одного предприятия не ограничивается. Организация может заказать в банке несколько именных карт или неименных, привязать их к одному или разным счетам. Для каждого пластика существует возможность ограничения суммы расходов путем установки индивидуальной величины лимита.
При помощи корпоративной карты можно осуществлять такие расходные операции:
- оплата затрат работников, находящихся в командировке;
- реализация переводов в пользу коммунальных служб;
- проведение расчетов с контрагентами;
- закупка малоценных активов;
- оплата счетов за услуги, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью компании.
Порядок расчетов и лимит расходов
Чтобы работа с картами внутри компании была отлаженной, рекомендуется отслеживать порядок использования ресурсов корпоративных карточек сотрудниками. Для этой цели можно утвердить локальный акт, регламентирующий схему расчетов по карте и периодичность составления отчетов по израсходованным деньгам.
Внутренний регламент пользования корпоративной картой выполняет ряд задач:
- минимизирует риски возникновения споров с налоговыми инстанциями в вопросах снятия наличности с карт;
- утверждает перечень ситуаций, в которых работодатель имеет право предъявить претензии ответственному сотруднику за нецелевой расход денег, выявленные недостачи или злоупотребления;
- делает максимально прозрачным и понятным процесс удержания недостач по карте с виновных лиц.
В утвержденных на предприятии правилах использования корпоративных карт необходимо зафиксировать лимиты по разным типам расходных действий, утвердить список допущенных к деньгам на пластике работников и установить временные рамки таких допусков. В локальном акте должен быть приведен шаблон отчета о расходовании средств с карты, сроки его сдачи в бухгалтерию. Сотрудники, которые наделены правом осуществления расчетов при помощи корпоративных карточек, обязательно оформляют расписку о сохранении ПИН-кода к пластику в тайне от третьих лиц.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Во внутреннем положении о порядке использования корпоративных платежных карт необходимо предусмотреть раздел для описания мер ответственности за нарушения финансового характера для персонала, допущенного к пользованию корпоративными пластиковыми карточками.
Если компания открыла кредитную карту или дебетовую с овердрафтом, то установленный по ней лимит денег может быть увеличен за счет ресурсов обслуживающего банка. В этом случае у предприятия появятся кредитные обязательства перед финансовым учреждением.
ЗАПОМНИТЕ! Кредит относится к группе полученных только после того, как наличные или безналичные кредитные деньги прошли процедуру списания. Именно в этот момент и должны быть отражены в бухгалтерском учете краткосрочные кредитные обязательства в сумме использованного кредитного лимита.
На подотчетных лиц при условии использования корпоративных карт не распространяются нормы лимитов, установленные Центробанком в Указании от 07.10.2013 г. №3073-У.
Учет, проводки
Факт выдачи сотруднику платежной корпоративной карточки не должен отражаться в бухгалтерских записях компании. Проводки составляются при наличии осуществленных операций с использованием такого типа карт. Все расчеты с применением этих платежных инструментов показываются на 55 счете. Данные из отчетов лиц, допущенных к расходованию средств с карт, заносятся на 71 счет. Аналитика ведется с разбивкой на карточные счета и отдельно по каждому подотчетному лицу.
Все операции в учете могут отражаться через такие корреспонденции:
- Д55 – К51 – средства на карточном счете были пополнены с расчетного счета компании.
- Д55 – К66 – возникли кредитные обязательства перед банком вследствие перерасхода имеющихся ресурсов на кредитной корпоративной карте.
- Д91 – К55 – произошло списание средств с корпоративной карточки в счет оплаты комиссионного вознаграждения банку.
- Д71 – К55 – работником произведена расходная операция с применением корпоративной карты.
- Д25 (или 26, 60, 10, 44, 76) – Д71 указанные в отчете подотчетного лица суммы приняты к учету.
- Если был задействован кредитный лимит, начисленные по нему проценты показываются проводкой Д91 – К66 .
- Д66 – К55 – кредит по корпоративной карте погашен.
Если средства на картсчете пополняются иностранной валютой, то их остатки на отчетные даты должны быть переоценены. Возникающие при этой процедуре курсовые разницы показываются на 91 счете.
При отсутствии у бухгалтерии компании оперативного доступа к банковским выпискам по карточным счетам записи в учете делаются с участием 57 счета:
- Д71 – К57 – произведен расход с карточки подотчетным лицом;
- Д57 – К55 – отражены данные из отчета подотчетного лица и банковской выписки о расходовании средств с корпоративной карты.
Последняя проводка создается датой получения подтверждающих движение по счету документов из обслуживающего финансового учреждения. Если сотрудник не смог документально обосновать осуществленные им с карты расходы, то затраты показываются по выписке банка проводкой Д73 – К55 . Эти суммы должны быть либо подтверждены работником, чтобы установить факт их экономической целесообразности, либо возвращены ответственным лицом.
Одним из наиболее удобных платежных средств в организации является корпоративная карта, проводки по которой имеют ряд особенностей. Использование корпоративных карт всегда сопряжено с риском возникновения проблем с налоговой службой, поэтому практикующие бухгалтеры должны уметь правильно оформить все операции. Оплата товаров или услуг с помощью карты должна иметь документальное подтверждение.
Нюансы использования корпоративных карт
- Карты выпускаются на имя конкретных работников, но деньги на них принадлежат организации и учитываются на отдельном субсчете счета 55 «Спецсчета в банках».
- Руководитель компании утверждает приказ, в котором перечислены сотрудники, имеющие право на получение корпоративных карт. Каждый сотрудник должен ознакомиться с порядком их использования. С держателями карт необходимо заключить договор материальной ответственности .
- Деньги, полученные сотрудниками компании через банкомат, не надо проводить через кассу. Это в частности, подтверждает постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 30.01.2013 по делу № А33-15574/2012.
Отражение в бухгалтерском учете
Бухгалтерские проводки по корпоративным картам зависят от их типа (дебетовые или кредитные). В любом случае для учета безналичных трат и снятия денег через банкомат рекомендуется применять счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В этом случае у контролеров не возникнут претензии.
В нормативных документах это не указано, но по экономическому смыслу расходование работником безналичных денежных средств является выдачей средств подотчет. Поэтому очень важно, чтобы лицо, снявшее деньги, своевременно отчиталось за них. Дебетовый остаток на счете будет числиться за работником до тех пор, пока он не предоставит авансовый отчет . Неоправданный расход средств с корпоративной карты надо отображать по дебету счета 94 «Недостача от потери и порчи ценностей» и кредиту счета 71. После установления вины сотрудника делается проводка Д 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» К 94, а при погашении долга: Д 70 (50) К 73.
Пример 1
ООО «Фрегат» отправило главного механика Миронова В.Н. в командировку. Сотруднику была выдана корпоративная дебетовая карта, на которую было зачислено 75 тыс. руб. Вернувшись из командировки, Миронов В.Н. предоставил в бухгалтерию авансовый отчет. В соответствии с документом расходы подотчетного лица составили:
- 22 000 руб. – расходы на проезд;
- 47 000 руб. – проживание в гостинице;
- 8500 руб. – суточные ;
- 2000 руб. – представительские расходы .
Бухгалтерские проводки по корпоративной карте будут следующими:
- Д 55 К 51 – зачисление денег на безналичный счет (75 000 руб.);
- Д 71 К 55 – списание денежных средств с карты при осуществлении расчетов сотрудником (75 000 руб.);
- Д 26 К 71 – отображение расходов на командировку (77 500 руб.);
- Д 44 К 71 – списание представительских расходов (2000 руб.);
- Д 71 К 50 – произведен окончательный расчет с сотрудником (4500 руб.).
Пример 2
ООО «Камелия» работает на УСН с объектом «доходы минус расходы» . В декабре 2017 года организация оформила на начальника производственно-измерительной лаборатории Николаева И.И. корпоративную карту. Запись о выдаче карты была сделана в соответствующем журнале. Далее будут рассмотрены операции и проводки по корпоративной карте:
- На карту перечислены денежные средства в размере 50 000 руб.: Д 55 К 51.
10 января 2018 года Николаеву И.И. было поручено приобрести химические реактивы на сумму 8000 руб. Реактивы были закуплены 15 января. 16 января сотрудник отчитался в бухгалтерии о подотчетных средствах, предоставив авансовый отчет и накладные, подтверждающие факт покупки. 15 января бухгалтер на основании банковской выписки оформил следующую операцию:
- Подотчетному лицу выданы деньги на корпоративную карту безналичным способом в размере 8000 руб.: Д 71 К 55.
- Оприходованы закупленные Николаевым И.И. химические реактивы на сумму 8000 руб.: Д 10 К 71.
16 января в Книге учета доходов и расходов была отображена сумма расходов в размере 8000 руб. В этот же день Николаев И.И. вернул карту, данный факт был отражен бухгалтером в соответствующем журнале.
1. Перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником организации по корпоративной карте, принадлежащей организации
Использование корпоративных карт в осуществлении хозяйственной деятельности любой организации очень удобно и с каждым годом увеличивается количество организаций, применяющих их в своей деятельности.
Для того чтобы использовать корпоративную банковскую карту в организации, целесообразно издать положение об использовании такого банковского продукта, которое установит перечень должностей сотрудников, имеющих право использовать данную карту, лимиты расчетов по данной карте, а также перечень расходов, которые каждый сотрудник может осуществлять с использованием данной карты, ответственность за ее утерю и иные необходимые для осуществления контроля операции.
Для исключения возможных споров с сотрудниками, необходимо в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ ознакомить под роспись всех сотрудников, имеющих право использовать эту карту.
Для учета движения корпоративных карт необходимо разработать и утвердить формы первичных документов, на основании которых будет осуществляться учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон N 402-ФЗ).
В учетной политике целесообразно прописать способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008), а также методологию учета, о чем будет сказано в настоящей статье
Перечень расходов, которые могут быть включены в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую базу, определяется по общим правилам согласно положениям ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ).
Для бухгалтерского учета операций с корпоративными банковскими картами применяются счета 51 «Расчетный счет» или 55 «Прочие счета в банках». Списание денежных средств с банковской карты отражается проводкой по кредиту счета 51 «Расчетный счет» или 55 «Прочие счета в банках» в корреспонденции с дебетом счетов учета расчетов или расходов в зависимости от отражаемого в бухгалтерском учете события хозяйственной жизни.
Перечень операций, которые могут быть совершены физическим лицом по банковской карте установлены в Положении об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием (утв. Банком России 24.12.2004 N 266- П) (ред. от 10.08.2012) (Зарегистрировано в Минюсте России 25.03.2005 N 6431) (далее по тексту Положение N 266-П).
Согласно п. 2.3 указанного Положения клиент - физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следующие операции:
- получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации или иностранной валюте на территории Российской Федерации;
- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации;
- оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, а также в иностранной валюте - за пределами территории Российской Федерации;
- иные операции в валюте Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
- иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства Российской Федерации.
Клиент - физическое лицо может осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт указанные в настоящем пункте операции по банковским счетам, открытым в валюте Российской Федерации, и (или) по банковским счетам, открытым в иностранной валюте.
Клиент - физическое лицо, являющийся резидентом, может осуществлять с использованием кредитных карт указанные в настоящем пункте операции за счет предоставляемого кредита в валюте Российской Федерации без использования банковского счета.
Использование предоплаченной карты клиентом — физическим лицом осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона РФ N 161-ФЗ от 27.06.2011 N 161-ФЗ «О национальной платежной системе» (далее - Федеральный закон РФ N 161-ФЗ) за счет остатка электронных денежных средств в валюте Российской Федерации и (или) в иностранной валюте.
Клиент - физическое лицо, являющийся нерезидентом, может осуществлять с использованием кредитных карт указанные в настоящем пункте операции за счет предоставляемого кредита в валюте Российской Федерации, иностранной валюте без использования банковского счета.
Согласно п. 2.4 указанного Положения N 266-П клиенты — физические лица с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счета, валюты предоставленного кредита, в порядке и на условиях, установленных в договоре банковского счета, кредитном договоре. Клиенты - физические лица с использованием предоплаченных карт могут осуществлять переводы электронных денежных средств в валюте, отличной от валюты остатка электронных денежных средств. При совершении указанных в настоящем пункте операций валюта, полученная кредитной организацией — эмитентом в результате конверсионной операции, перечисляется по назначению без зачисления на счет клиента - физического лица.
Согласно п. 2.5 Положения N 266-П клиент - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:
- получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов;
- оплата расходов в валюте Российской Федерации, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации;
- иные операции в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации для оплаты командировочных и представительских расходов;
- оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации;
- иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства Российской Федерации.
Клиент - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель может осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт указанные в настоящем пункте операции по банковским счетам, открытым в валюте Российской Федерации, и (или) по банковским счетам, открытым в иностранной валюте.
Кредитная организация - эмитент обязана определить максимальную сумму наличных денежных средств в валюте Российской Федерации, которая может выдаваться клиенту - юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю в течение одного операционного дня для целей, указанных в настоящем пункте. Кредитной организации - эмитенту рекомендуется установить для клиента - юридического лица, индивидуального предпринимателя возможность получения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для целей, указанных в настоящем пункте, в сумме, не превышающей 100 000 рублей в течение одного операционного дня.
Клиент - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель осуществляет с использованием предоплаченных карт перевод электронных денежных средств, возврат остатка электронных денежных средств в соответствии с требованиями Федерального закона N 161-ФЗ.
Согласно п. 2.6 указанного Положения клиенты - юридические лица, индивидуальные предприниматели с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счета юридического лица, индивидуального предпринимателя, в порядке и на условиях, установленных в договоре банковского счета. При совершении указанных в настоящем пункте операций валюта, полученная кредитной организацией - эмитентом в результате конверсионной операции, перечисляется по назначению без зачисления на счет клиента - юридического лица, индивидуального предпринимателя. Клиенты - юридические лица, индивидуальные предприниматели с использованием предоплаченных карт могут осуществлять переводы электронных денежных средств в валюте, отличной от валюты остатка электронных денежных средств.
Согласно п. 2.7 Положения N 266-П в случае отсутствия или недостаточности денежных средств на банковском счете при совершении клиентом операций с использованием расчетной (дебетовой) карты клиенту в пределах лимита, предусмотренного в договоре банковского счета, может быть предоставлен овердрафт для осуществления данной расчетной операции при наличии соответствующего условия в договоре банковского счета.
Согласно п. 2.8 Положения N 266-П кредитные организации при осуществлении эмиссии расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут предусматривать в договоре банковского счета, кредитном договоре условие об осуществлении клиентом операций с использованием данных карт, сумма которых превышает:
- остаток денежных средств на банковском счете клиента в случае не включения в договор банковского счета условия предоставления овердрафта;
- лимит предоставления овердрафта;
- лимит предоставляемого кредита, определенный в кредитном договоре.
Расчеты по указанным операциям могут осуществляться путем предоставления клиенту кредита в порядке и на условиях, предусмотренных договором банковского счета или кредитным договором с учетом норм настоящего Положения.
При отсутствии в договоре банковского счета, а в кредитном договоре - условия предоставления клиенту кредита по указанным операциям погашение клиентом возникшей задолженности осуществляется в соответствии с законодательством РФ.
В соответствии с пп. б п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ) валюта РФ - средства на банковских счетах. Иностранная валюта - денежные знаки в виде банкнот, казначейских билетов, монеты, находящиеся в обращении и являющиеся законным средством наличного платежа на территории соответствующего иностранного государства (группы иностранных государств) - пп. а п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ.
Иностранная валюта является разновидностью валютных ценностей (п. 5) ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ).
Отчуждение резидентом в пользу нерезидента валютных ценностей, валюты РФ на законных основаниях, а также использование валютных ценностей, валюты РФ в качестве средства платежа является валютной операцией (пп. б п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ).
Исходя из этого, оплата корпоративной картой в иностранной валюте является валютной операцией, следовательно, для отражения в бухгалтерском учете данной операции необходимо применять ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (далее по тексту ПБУ 3/2006).
ПБУ 3/2006 устанавливает особенности формирования в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности информации об активах и обязательствах, стоимость которых выражена в иностранной валюте, в том числе подлежащих оплате в рублях, организациями, являющимися юридическими лицами по законодательству РФ (за исключением кредитных организаций и государственных (муниципальных) учреждений) - п. 1 ПБУ 3/2006.
Перечень возможных операций по карте предлагаем в таблице N 1.
Таблица N 1. Перечень возможных операций по карте.
2. Оплата командировочных расходов работниками организации в иностранной валюте на территории России и за ее пределами по рублевым корпоративным картам. Особенности учета
Как говорилось выше, допускается оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами РФ по корпоративной карте, эмитированной как в валюте РФ, так и в иностранной валюте (п. 2.5 Положения N 266-П).
Исходя из норм п. 5.2 Инструкции ЦБ РФ от 04.06.2012 N 138-И «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации, связанных с проведением валютных операций, порядке оформления паспортов сделок, а также порядке учета уполномоченными банками валютных операций и контроля за их проведением» (далее - Инструкция N 138-И), при осуществлении резидентом валютной операции по сделке (контракту, кредитному договору), сумма обязательств по которому не превышает в эквиваленте 50 тысяч долларов США, связанной со списанием валюты РФ с расчетного счета резидента в валюте РФ, паспорт сделки не составляется.
Пунктом 3.1 Инструкции N 138-И установлено, что резидент при осуществлении валютной операции, связанной со списанием валюты РФ со своего расчетного счета в валюте РФ, открытого в уполномоченном банке, представляет в уполномоченный банк одновременно следующие документы: распоряжение о переводе денежных средств, предусмотренное нормативным актом Банка России, регулирующим правила осуществления перевода денежных средств (далее - расчетный документ по валютной операции); документы, связанные с проведением валютной операции, указанной в расчетном документе по валютной операции.
В то же время п. 3.3 Инструкции N 138-И расчетный документ по валютной операции не составляется и не представляется резидентом в уполномоченный банк при осуществлении резидентом валютных операций с использованием банковских карт.
Исходя из вышеизложенного, резидент при осуществлении валютных операций в валюте РФ с использованием банковских карт представляет в уполномоченный банк документы, связанные с проведением валютной операции без составления и представления расчетного документа по валютной операции. При этом срок представления в банк документов, связанных с проведением валютных операций с использованием банковских карт Инструкцией N 138-И напрямую не предусмотрен. По нашему мнению, такой срок следует согласовать с уполномоченным банком до начала осуществления валютных операций. Также рекомендуем согласовать перечень представляемых в банк документов (например, счетов, актов, подтверждающих произведенные работниками расходы).
В случае если оплата с рублевой корпоративной карты происходит на территории РФ, особенности ведения бухгалтерского и налогового учета отсутствуют.
Для правильного же отражения в налоговом и бухгалтерском учете операций по оплате с рублевой корпоративной карты за территорией РФ любых расходов необходимо ответить на несколько вопросов.
- Необходимо ли отражать в учете конвертацию рублей в иную валюту?
- Когда право собственности на валютные ценности переходит к организации: в момент получения валюты сотрудником из банкомата или в момент осуществления им валютного платежа с карты?
- Возникают ли в учете курсовые разницы по расчетам с подотчетным лицом?
По нашему мнению, право собственности на валютные ценности переходит на организацию в момент получения валюты его сотрудником из банкомата с рублевой корпоративной карты (или в момент осуществления им валютного платежа с рублевой корпоративной карты).
Сначала право собственности на валюту переходит на организацию, а потом организация выдает валюту в подотчет своему сотруднику.
Это вывод обоснован следующим.
Согласно ст. 30 Федерального закона от 02.12.1990 N 395-1 «О банках и банковской деятельности» отношения между кредитными организациями и их клиентами осуществляются на основе договоров.
Согласно п. 1 ст. 845 Гражданского кодекса Российской Федерации по договору банковского счета банк обязуется принимать и зачислять поступающие на счет, открытый клиенту (владельцу счета), денежные средства, выполнять распоряжения клиента о перечислении и выдаче соответствующих сумм со счета и проведении других операций по счету.
Договор об использовании банковского счета заключен именно с юридическим лицом, поэтому все отношения по поводу договора (снятие денег со счета, конвертация денежных средств и т. п.) имеют место именно между банком и юридическим лицом. Корпоративная карта привязана к счету и фактически является только средством платежа.
Согласно положениям ст. 140 Гражданского кодекса РФ рубль является законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости на всей территории Российской Федерации.
При этом валютные ценности - иностранная валюта и внешние ценные бумаги имеют иной правовой режим (в частности, не являются платежным средством на территории России за некоторым исключением) согласно положениям статей Федерального закона от 10.12.2003 N 173- ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».
Таким образом, рубли и валюта - это разные объекты гражданских прав, в том числе имеющие разную стоимостную оценку в разные периоды времени. При этом указанная разница также должна быть отражена в бухгалтерском и налоговом учете.
В п. 2.6 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утв. Банком России 24.12.2004 N 266-П (Зарегистрировано в Минюсте России 25.03.2005 N 6431) установлено, что клиенты - юридические лица с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счета юридического лица в порядке и на условиях, установленных в договоре банковского счета. При совершении указанных операций валюта, полученная кредитной организацией - эмитентом в результате конверсионной операции, перечисляется по назначению без зачисления на счет клиента - юридического лица.
Однако это не означает, что хозяйственной операции по конвертации валюты осуществлено не было. Согласно положениям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. И должен быть отражен в бухгалтерском учете.
Следует отметить, что при использовании рублевых корпоративных карт организации необходимо учитывать, что коммерческий курс обслуживающего банка, применяемый при конвертации валюты, как правило, значительно отличается от официального курса ЦБ РФ, что будет являться дополнительным расходом организации. Организация вправе учесть такие затраты как внереализационные расходы при исчислении налога на прибыль на основании пп. 6 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ.
Также за выполнение конверсионных операций по поручению клиента банк может удержать вознаграждение, если такое условие оговорено в договоре банковского счета, которым предусмотрены расчеты с использованием дебетовой (расчетной) карты. Этот момент также важен при определении того, в счет организации или третьего лица (работника) осуществляться конвертация.
Бухгалтерский учет. Основные принципы и особенности
Бухгалтерский учет операций с корпоративными банковскими картами зависит от счета, к которому такая карта «привязана». Если карта «привязана» к одному из расчетных счетов компании, то расчеты, проведенные с ее использованием, отражаются на счете 51 «Расчетный счет». Если для расчетов открыт отдельный счет, то такой счет в бухгалтерском учете является счетом 55 «Прочие счета в банке».
Все списания денежных средств с корпоративной банковской карты, произведенные уполномоченными лицами компании (получение наличных и безналичные расчеты), отражаются проводкой по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 51 «Расчетный счет» (55 «Прочие счета в банках»), в случае, если происходит списание рублей.
В случае если сотрудник получил с карты иностранную валюту, то с учетом вышесказанного относительно одномоментного перехода права собственности на валютные ценности сначала к организации, а потом от организации к подотчетному лицу, данный факт хозяйственной жизни необходимо отразить в учете. В связи с отсутствием в российских стандартах бухгалтерского учета (РСБУ) методологии учета данной операции, применяемый метод необходимо в учетной политике закрепить. По нашему мнению, для отражения покупки валюты, можно использовать транзитный счет, например счет 57 с определенной идентификацией (Д57 К55) и отражением суммы в валюте за подотчетным лицом по курсу ЦБ РФ и отражением в расходах разницы в курсах покупки и конвертации (Д71, 91.2 К57). Основанием для данной операции должен быть документ из банка, подтверждающий проведение данной операции.
Далее со счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» средства списываются на счета учета расчетов (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»), или счета учета расходов (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства и хозяйства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») в зависимости от существа события хозяйственной жизни и первичных документов.
Учитывая, что первичные документы могут быть составлены на иностранном языке, то необходимо сделать построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», ст. 68 Конституции РФ), который может быть осуществлен как профессиональным переводчиком, так и сотрудником организации, владеющим иностранным языком (письмо Минфина РФ от 20.04.12 N 03-03-06/1/202)
Обращаем внимание на следующие особенности. Как говорилось выше, данная операция относится к валютной, соответственно организации необходимо применять ПБУ 3/2006.
В соответствии с п. 4, 5 и 6 ПБУ 3/2006 в бухгалтерском учете аванс, выданный в валюте, отличной от валюты РФ, учитывается в рублях по официальному курсу ЦБ РФ, установленному на дату выдачи денег из кассы. На основании п. 7, 9 и 10 ПБУ 3/2006 пересчет валютной задолженности в рубли на конец отчетного периода или на дату утверждения авансового отчета не производится. То есть расходы подотчетного лица отражаются в учете по курсу ЦБ РФ на дату выдачи.
Однако есть исключения. В случае если выявлен перерасход аванса или аванс израсходован не полностью, то к данным суммам будет применяться курс ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.
Остаток подотчетных сумм сотрудник должен сдать в кассу организации в течение трех рабочих дней после возвращения из-за границы (п. 26 Постановление от 13 октября 2008 года N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»). Неизрасходованную валюту следует оприходовать в кассу с пересчетом в рубли по курсу на день возврата работником денег (п. 20 ПБУ 3/2006 и п. 24 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
Налоговый учет. Основные принципы и особенности
Положительной курсовой разницей в целях налогового учета по налогу на прибыль признается курсовая разница, возникающая при дооценке имущества в виде валютных ценностей и требований, стоимость которых выражена в иностранной валюте, или при уценке обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте (п. 11 ст. 250 НК РФ).
Отрицательной курсовой разницей в целях налогового учета по налогу на прибыль признается курсовая разница, возникающая при уценке имущества в виде валютных ценностей и требований, стоимость которых выражена в иностранной валюте, или при дооценке обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте (пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).
При этом указанными нормами НК РФ из состава внереализационных доходов и расходов исключены курсовые разницы, возникающие от переоценки выданных авансов.
Датой осуществления командировочных расходов в соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ признается дата утверждения авансового отчета.
До момента, определенного пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, предприятие должно иметь выписку с рублевого счета и данные банка о конвертации валюты. На основании документов из банка, подтверждающих проведение конвертации, разница между курсом ЦБ и курсом конвертации валюты в соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ и п. 2 ст. 250 НК РФ отражается в расходах в НУ.
- В соответствии с п. 10 ст. 272 НК РФ в случае перечисления аванса, расходы (утвержденный авансовый отчет), выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечисления аванса (даты списания средств с корпоративной карты (в части, приходящейся на аванс). То есть, в пределах списанных с карты средств курс будет равен курсу ЦБ РФ на даты списания средств с карты.
- В случае если будет перерасход (экономически обоснованный) подотчетных сумм, то сумма перерасхода в расходах будет отражена по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (п. 10 ст. 272 НК РФ).
Для примера бухгалтерского и налогового учета корпоративной карты приводим таблицу с уловными цифрами.
Таблица N 2. Бухгалтерский и налоговый учет на условных цифрах и условных примерах